Dit is de vierde bijdrage bij https://onlinesolutionattorney.be/ over kantoordematerialisering na “DE DEMATERIALISERING VAN HET ADVOCATENKANTOOR”, “DE ZWAKKE SCHAKELS IN DE DEMATERIALIERENDE KETTING VAN DE RECHTSPRAKTIJK” en “NIET ALLEEN IN DE RECHTSPRAKTIJK ZIJN ER ZWAKKE SCHAKELS IN DE DEMATERIALISERING”.

 

DE BIJBEL (HET HANDBOEK)

Een handboek geldt als fundament voor een efficiënte KANTOORDEMATERIALISERING en het kan enkel verwondering wekken dat dit niet zo begrepen werd en wordt, noch in de rechtspraktijk, noch daarbuiten!

In het advocatenkantoor www.iustica.be was het handboek eerst in het Duits met het oog op het verkrijgen van het eerste ISO DIN 9001:1998 certificaat, dan in het Nederlands, en uiteindelijk sinds 2014 in het Engels waarmee een ISO DIN 9001:2015 certificaat werd verkregen. Dit jaar wordt het certificaat 20 jaar!

DE EXTERNE CONTROLE

Het handboek en het certificaat ISO DIN 9001 worden steeds begeleid en gecontroleerd door https://www.dnvgl.de/, zijnde DE NORSKE VERITAS die in 1864 werd opgericht om tot een sluitend en uniform administratief systeem voor de Noorse scheepvaart te komen. Vandaag is DNV GL een referentiespeler in beheerssystemen.

Zij kent het ISO DIN 9001 toe, waakt over de correcte naleving, en oordeelt over de driejaarlijkse verlenging.

Terloops zij toegevoegd dat op milieuvriendelijkheid het aan www.iustica.be toegekende ECO-LABEL aan de controle is onderworpen van www.leefmilieu.brussels.

DE TOEPASSING

Het handboek was ooit gematerialiseerd voorhanden, maar is reeds meer dan 10 jaar enkel als E-HANDBOEK gedematerialiseerd beschikbaar en toegankelijk vanop het menu van het kantoorprogramma www.cicerosoftware.com/nl/.

HET E-HANDBOEK WORDT STEEVAST TOEGEPAST MET BEHULP VAN EEN 3-STAPPENPROCEDURE, DESGEVALLEND GEVOLGD DOOR STAP 4:

Stap 1: vaststelling van een interne taak of een externe gebeurtenis (bv. een e-mail)

Stap 2: uitvoering van de taak of behandeling van de externe gebeurtenis

Stap 3: invoer van een interne opdracht voor verder gevolg langs stap 1

Het doorbreken van deze keten is doodzonde!

Stap 4: de aanvulling van de kantoor-knowhow met voor alle ‘kantoorbewoners’ interessante wetenschap.

Het E-HANDBOEK bevat 24 procedurebeschrijvingen die de talloze individuele beheersmethodes en vooral beheersgrillen vervangen.

DE KOSTPRIJS

Het gedematerialiseerd kantoorbeheer heeft logisch een becijferbare vermindering van de algemene kosten van het kantoor tot gevolg, waaronder naast de drastische vermindering van het papierverbruik, de vermindering van de nog belangrijkere kost voor klasseer- en opslagruimte.

Deze vermindering van kosten ten gevolge van dematerialisering mag echter niet los gezien worden van de investerings- en beheerskosten van de dematerialisering zelf.

Het gedematerialiseerd kantoorbeheer is niet gratis en, nog belangrijker, de kost van dematerialisering botst totaal met de blijvende kost van een verder geheel of gedeeltelijk gematerialiseerd kantoorbeheer, en vergroot daardoor mede de drempelvrees.

De globale kost van kantoorbeheer in een volledig gedematerialiseerde omgeving met 6 tot 10 kantoorgenoten, mag voor budgettaire doeleinden geraamd worden op 2 500 € (excl. btw) per persoon per maand.

Dit cijfer maakt de aanzet tot een debat concreet.

BESLUIT: DE BEGINSELEN VAN HET GEDEMATERIALISEERD KANTOORBEHEER

= totale dematerialisering zonder uitzondering

= geen weg terug naar materialisering

= allen moeten volgen

= de enige weg voor optimale kwaliteit

= ecologisch verantwoord

= opening naar totaal kwaliteitsbeheer

DE WETTELIJKE OPLOSSING VOOR DE ZWAKKE SCHAKELS

Met de volgende en vijfde bijdrage over kantoordematerialisering wordt een eenvoudige wettelijke oplossing voorgesteld.

Laat eens iets horen of tot wederhoren,